初めての学会出張、楽しみな反面、不安もいっぱいではありませんか？
慣れない土地への移動、宿泊先の手配、そして肝心の学会発表の準備…。
特に、交通手段や宿泊先をどう選べばいいのか、迷ってしまう学生さんも多いのではないでしょうか？
「できるだけ費用を抑えたいけど、移動で疲れて発表に集中できないのは困る…」
「初めての場所で、どこに泊まればいいのかわからない…」
「予約方法や手続きはどうすればいいの？」
そんな悩みをお持ちのあなたへ。
この記事では、学生さんが学会出張で失敗しないための、交通手段と宿選びのポイントをわかりやすく解説します。
移動手段の選び方から、宿の予約方法、さらには大学での事務手続きに必要な書類まで、網羅的にご紹介します。 この記事を読めば、安心して学会出張の準備を進め、最高の状態で発表に臨むことができます。 快適な学会出張で、研究成果を最大限にアピールしましょう！
交通機関
使用する交通機関 = 出張手続きで届ける交通機関
出張に使用した交通機関 (新幹線や飛行機など) は、大学への出張手続きで届けた交通機関と必ず一致させてください
例えば、新幹線で届出をして実際は高速バスを使用することで、差額を手に入れてはいけません。研究費の不正利用です。本人だけでなく、所属ラボや大学全体の問題になります。必ず使用した交通機関を届出してください。
宿も同様です。実家・親戚・友人の家に宿泊した際は、その旨を届出してください。
優先度は「新幹線 > 飛行機」
新幹線と飛行機で目的地までの所要時間が大差ないなら、新幹線を選びましょう
新幹線の利点は下記です。
- 出張手続きの時に、飛行機は半券が必須だが、新幹線は不要なことも多い
- 予約変更が飛行機に比べて容易。指定席で予約しても、別便の自由席に乗ることも可能。予約変更が容易なので、早めに予約するリスクが小さい
- パソコンを預けることがないので、故障や取り違えのリスクがない
- ネットに常時接続しながら移動できるので、移動中に発表準備ができる
- 新幹線の方が悪天候の影響を受けにくく、運行の変更・中止のリスクが低い
- 便数が多い
新幹線は指定席で
新幹線を予約する時は、自由席ではなく指定席を取りましょう
自由席を購入した場合、落ち着いて作業できる席に座れる保証はありません。最悪、座れずに立ちっぱなしになります。
自分が落ち着いて発表準備できそうな指定席を購入しましょう。パソコンを充電したい時はコンセントがある席を選びましょう。
新幹線はネット予約で
新幹線を予約する時はネット予約を利用しましょう
東海道新幹線ならスマートEXでネット予約ができます。アプリもあるので、スマホで日時変更もできます。一方で紙のチケットの場合は、日時変更には窓口に行く必要があります。
出張手続きで新幹線のチケットの半券が必要な場合や、アプリで購入すると出張手続きが面倒になるなどの場合は、紙のチケットの購入もありです。不安なら事前に事務担当者に確認しましょう。
学会参加の証拠を保存
学会参加の証拠になるものは出張費が振り込まれるまで取っておきましょう
出張の事務手続きがトラブった場合、下記があると解決がスムーズになる場合があります。
- 交通機関の半券
- 学会の参加証
- 学会のネームカード
出張費 (交通費や宿泊費など) が振り込まれるまでは、学会出張に関連する書類一式は、捨てずに保存しておきましょう。出張費が振り込まれるまでが出張です。
下記が証拠になる場合もあります。
- ネットやアプリでチケットを買った記録
- クレカの明細
紙の証拠がない場合でも、これらのスクリーンショットで代用できるかも知れません。
「交通機関 + 宿」のツアーパックは利用しない
出張では「交通機関 + 宿」のツアーパックは利用しないでください
例えば「交通機関 (新幹線、飛行機) は実費支給」だが「宿は定額支給」だった場合、ツアーだと交通機関だけの費用を算出できず、事務手続きが面倒になる場合があります。
交通機関と宿は別に購入してください。
飛行機のチケットは公式サイトで購入
飛行機のチケットは公式の航空会社サイトから購入してください
価格比較サイトで表示される格安の航空券を購入した場合、搭乗手続きの際にトラブルが起こっても解決できないかも知れません。
飛行機は予定された便に乗れなかった場合のリカバーが難しいです。公式サイト以外で購入したチケットだとなおさら難しい可能性もあります。ANAの飛行機に載るならならANAの、JALの飛行機の乗るならJALの公式サイトから購入してください。
LCCの利用は避けてください。手荷物の持ち込みのトラブルや、運航中止時のケアが不十分な可能性があります。
パソコンは手荷物で持ち込む
飛行機に乗る時は、パソコンは手荷物で持ち込みましょう
パソコンを預けると故障や取り違いのリスクがあります。パソコンは学会発表における最重要物品の1つです。壊れたり失くしたりしたら最悪発表が出来なくなります。常に手元に置いてください。
宿
学会会場近くの宿を予約
学会参加の際は、学会会場近くの宿を予約しましょう
徒歩圏内がベストです。慣れない土地で電車やバスを使うと、混雑に巻き込まれたり迷ったりして遅刻の原因になります。
ホテルは早めに予約
ホテルは可能な限り早めに予約しましょう
学会会場の周辺にホテルが沢山あるとは限りません。会期直前に取ろうとすると、高価過ぎる宿しかない可能性があります。そもそも会場周囲の宿の空きがなく、会場まで時間がかかる宿を取らざるを得ない場合もあります。
学会参加に集中するためにも、会場近くの宿を早めに予約しましょう。
楽天トラベルのホテル予約は使い勝手が良いです。キャンセルが簡単で、数日前までキャンセル料が無料のホテルも多いです。学会参加が決まったら、ひとまず楽天トラベルでキャンセル料が無料の宿を予約するのがおすすめです。
一定以上の品質の宿に宿泊
ある程度の品質が確保されている宿に泊まりましょう
低品質の宿だと、ネット環境が安定しなかったりなどの原因から、落ち着いて発表準備ができない可能性があります。安すぎる宿は治安が良くない立地の可能性もあります。
定額支給される宿代を多少超えたとしても、落ち着いて発表準備ができそうな、満足が行く学会参加ができそうな宿を選んでください。充実した学会参加になれば、超えた宿代は割の良い自己投資だと考えることができます。
高級旅館である必要はありません。品質が確保されているビジネスホテルを取りましょう。
「楽天トラベルアワード」を受賞しているホテルは概ね満足度が高いです。迷ったらアワードのホテルを選ぶと外れが少ないです。
宿泊証明書を貰う
宿に泊まったら宿泊証明書を貰いましょう
出張手続きに必要です。フロントで「出張手続きに必要なので宿泊証明書が欲しい」と言ってください。
通常貰えるレシートだけで出張手続きが可能な場合もありますが、宿泊証明書があると安心です。貰えるものは全て貰って、貰ったものは出張費が振り込まれるまで取っておきましょう。出張費が振り込まれるまでが出張です。
まとめ
この記事では、学生の学会出張における交通手段と宿選びのポイントを解説しました。
新幹線や飛行機、ホテルなど、それぞれのメリット・デメリットを理解し、自身にとって最適な選択をすることが重要です。
また、大学への手続きに必要な書類や注意点も把握しておくことで、スムーズな出張を実現できます。
今回の内容を参考に、充実した学会出張にしてください。
コメント