【学生向け】学会出張での交通機関・宿の選び方

この記事は「学会出張での交通機関・宿の選び方」で気を付けるべきことをまとめたものです。

学生の指導用に、私のTwitterアカウント「博士の生活講座@hakase_seikatsu」でしたツイートのいくつかを加筆・修正して作成しました。

交通機関
宿

交通機関

出張に使用した交通機関 (新幹線や飛行機など) は、大学への出張手続きで届けた交通機関と必ず一致させてください

例えば、新幹線で届出をして実際は高速バスを使用することで、差額を手に入れてはいけません。研究費の不正利用です。本人だけでなく、所属ラボや大学全体の問題になります。必ず使用した交通機関を届出してください。

宿も同様です。実家・親戚・友人の家に宿泊した際は、その旨を届出してください。

新幹線と飛行機で目的地までの所要時間が大差ないなら、新幹線を選びましょう

新幹線の利点は下記。

出張手続きの時に、飛行機は半券が必須だが、新幹線は不要なことも多い
予約変更が飛行機に比べて容易。指定席で予約しても、別便の自由席に乗ることも可能。予約変更が容易なので、早めに予約するリスクが小さい
パソコンを預けることがないので、故障や取り違えのリスクがない
ネットに常時接続しながら移動できるので、移動中に発表準備ができる
新幹線の方が悪天候の影響を受けにくく、運行の変更・中止のリスクが低い
便数が多い

新幹線を予約する時は、自由席ではなく指定席を取りましょう

自由席を購入した場合、落ち着いて作業できる席に座れる保証はありません。最悪、座れずに立ちっぱなしになります。自分が落ち着いて発表準備できそうな指定席を購入しましょう。パソコンを充電したい時はコンセントがある席を選びましょう。

新幹線を予約する時はネット予約を利用しましょう

東海道新幹線ならスマートEXでネット予約ができます。アプリもあるので、スマホで日時変更もできます。一方で紙のチケットの場合は、日時変更には窓口に行く必要があります。

スマートEX 新幹線のスマホの窓口

東海道・山陽・九州新幹線（東京～鹿児島中央）の新しいネット予約＆チケットレスサービス「スマートEX」は簡単な登録操作ですぐに利用できる年会費無料のサービスです。

出張手続きで新幹線のチケットの半券が必要な場合や、アプリで購入すると出張手続きが面倒になるなどの場合は、紙のチケットの購入もありです。不安なら事前に事務担当者に確認しましょう。

学会参加の証拠になるものは出張費が振り込まれるまで取っておきましょう

出張の事務手続きがトラブった場合、

交通機関の半券
参加証
ネームカード

があると解決がスムーズになる場合があります。出張費 (交通費や宿泊費など) が振り込まれるまでは、学会出張に関連する書類一式は、捨てずに保存しておきましょう。出張費が振り込まれるまでが出張です。

下記が証拠になる場合もあります。

ネットやアプリでチケットを買った記録
クレカの明細

紙の証拠がない場合でも、これらのスクリーンショットで代用できるかも知れません。

出張では「交通機関 + 宿」のツアーパックは利用しないでください

例えば「交通機関 (新幹線、飛行機) は実費支給」だが「宿は定額支給」だった場合、ツアーだと交通機関だけの費用を算出できず、事務手続きが面倒になる場合があります。交通機関と宿は別に購入してください。

飛行機のチケットは公式の航空会社サイトから購入してください

価格比較サイトで表示される格安の航空券を購入した場合、搭乗手続きの際にトラブルが起こっても解決できないかも知れません。飛行機は予定された便に乗れなかった場合のリカバーが難しいです。ANAならANA、JALならJALの公式サイトから購入してください。

LCCの利用は避けてください。手荷物の持ち込みのトラブルや、運航中止時のケアが不十分な可能性があります。

飛行機に乗る時は、パソコンは手荷物で持ち込みましょう

預けると故障や取り違いのリスクがあります。パソコンは学会発表における最重要物品の1つです。壊れたり失くしたりしたら最悪発表が出来なくなります。常に手元に置いてください。

宿

学会会場近くの宿を取りましょう

徒歩圏内がベストです。慣れない土地で電車やバスを使うと、混雑に巻き込まれたり迷ったりして遅刻の原因になります。

ホテルは可能な限り早めに予約しましょう

学会会場の周辺にホテルが沢山あるとは限りません。会期直前に取ろうとすると、高価過ぎる宿しかない可能性があります。そもそも会場周囲の宿の空きがなく、会場まで時間がかかる宿を取らざる得ない場合もあります。学会参加に集中するためにも、会場近くの宿を早めに予約しましょう。

楽天トラベルのホテル予約は使い勝手が良いです。キャンセルが簡単で、数日前までキャンセル料が無料のホテルも多いです。学会参加が決まったら、ひとまず楽天トラベルでキャンセル料が無料の宿を予約するのがおすすめです。

ある程度の品質が確保されている宿を取りましょう

低品質の宿だと、ネット環境が安定しなかったりなどの原因から、落ち着いて発表準備ができない可能性があります。安すぎる宿は治安が良くない立地の可能性もあります。定額支給される宿代を多少超えたとしても、落ち着いて発表準備ができそうな、満足が行く学会参加ができそうな宿を選んでください。超えた宿代は、割の良い自己投資だと思います。

高級旅館である必要はありません。品質が確保されているビジネスホテルを取りましょう。

「楽天トラベルアワード」を受賞しているホテルは概ね満足度が高いです。迷ったらアワードのホテルを選ぶと外れが少ないです。