本記事は、現役大学教員の私が実体験をもとに考えた 「試薬・サンプルを宅配便で送る時の注意点」 について記載しています。特に冷蔵便で試薬・サンプルを送る時は注意する必要があります。
※配送業者によっては本記事の記載内容と異なる可能性があります。実際に利用する配送業者に確認することを強くおすすめします。
用途に応じてトラック便 or 航空便を選択
配送業者には大きく分けてトラック便と航空便の２種類があり性質が異なります。違いを簡単に記載すると下記です。
- トラック便（ヤマト運輸など） → 安価、翌日配達可能なエリアが狭い → 例）いつ受け取っても良い常温の試薬を送るのに使用
- 航空便 （日本通運など）→ 高価、翌日配達可能なエリアが広い → 例）どうしても翌日に受け取りたい冷蔵サンプルを送るのに使用
自身の用途に応じて使い分けましょう。同じトラック便でも、業者によって翌日配達可能なエリアが異なったりします。必ず利用する業者に確認しましょう。
配送計画（集荷・配達の時間帯）が実現可能か配送業者に確認
常温で送る場合はそれほど問題ないのですが、冷蔵便を翌日配達で送る時には、配送計画を業者に必ず確認しましょう。具体的には「何時頃に集荷すれば、翌日の何時頃に届けられるのか」を確認しましょう。
冷蔵サンプルは受け取り後にすぐに冷蔵庫・冷凍庫に入れたり、実験に使用する必要があるため、どの時間帯に届くのかは非常に重要です。届く時間帯が分からないと、いつ届いても良いように担当者が常に待機していないといけなくなります。
配送業者に届く時間帯を確認して、受け取る側に共有しておきましょう（例 早くても12時以降）。ただし、受け取る時間帯の指定はしない方が良い場合があります（後述）。時間帯指定しない場合は、どの時間帯に届くの可能性が高いかという大まかな情報だけ受け取る側に伝えましょう。
また集荷の時間帯についても事前に確認しておきましょう（例 翌日に配達するためには、前日のお昼までに集荷しないといけない）。
事前確認せずに夕方に集荷を依頼したら、配達当日に「翌日配達は無理」と言われサンプルが無駄になるかも知れません。計画している配送が可能か業者に必ず事前確認しましょう。
受け取る時間帯の指定をしない
業者によって異なるかも知れませんが、受け取る時間帯は指定しない方が良い場合もあります。
業者によっては時間帯指定をすると、配達遅延などでその時間帯に届けられない場合に「当日の次の時間帯」ではなく「翌日の同時間帯」に届けられる場合があります（例 月曜日の12:00-14:00に指定→配達遅延→月曜日の14:00-16:00ではなく火曜日の12:00-14:00に配達）。
どうしても当日中に受け取る必要がある冷蔵サンプルの場合、勝手に翌日配達に変更されると非常に面倒なことになります。営業所に受け取りに行く必要が出てきたり、最悪の場合は当日に受け取ることができない可能性もあります。
受け取る時間帯指定をしなければ、多少の遅延でも当日中に届けてくれる可能性が高くなります。実際に利用する業者に確認して、受けとる時間帯指定の有無を検討しましょう。
金曜日の受け取りを避ける
（特に冷蔵便の場合）金曜日の受け取りは避けた方が無難です。
もし何らかの理由でが配送が遅延した場合、土日に受け取る必要が出てきますが、大学・研究所で土日に荷物を受け取るのは難しい場合が多いです（例 入構できない、自動ドアが開かない、事務に人がいない、ラボに人がいない）。
また、冷蔵便の場合は数日以内に受け取らないと、自動的に送った側に返送される場合があります。返送されると、一連の配送手続きをまた繰り返すことになるので避けたいです。
以下、私の実体験です。
金曜日に受け取れなかった→「月曜日の配達不可、土日に受け取らないと送った側に返送される」と判明→追跡番号を使用してネット上で営業所止めした→土曜日に営業所で荷物を受け取り、大学の冷蔵庫に入れるためにに出勤
加えて、営業所で受け取るにも下記のような注意点もあります。特別な理由がない限りは金曜日着で荷物を送るのは避けましょう。
- 宅配便の宛名の本人が受け取りに行く必要がある（代理人が行くこともできるが、証明書類等を用意する必要がある）。
- 営業所の交通アクセスが悪いと、受け取りに行くだけでも一苦労（実体験）
- そもそも土日に対応できるか分からない（旅行に行っていたらアウト）
悪天候時の配送を避ける（台風、大雨）
配送遅延を避けるために台風や大雨などの悪天候が事前に予想できる場合は、別日程で配送を依頼するのが無難です。
荷物の梱包は慎重・厳重に
試薬・サンプルの梱包は慎重かつ厳重に行いましょう。
荷物の配送を依頼する時に、取扱いについての要望（下積み厳禁・天地無用・ワレモノなど）を出すのは基本です。ただし、それらの要望が確実に守られることを期待せずに、自身で梱包を工夫するのも大事です。
市販の試薬瓶などではなく各種チューブに試薬を分注して送る場合は、液漏れがないように蓋をしっかり閉めて、ラボピタやパラフィルムなどの密着性があるテープで蓋を巻きましょう。
冷蔵便を送る際は十分量の保冷剤・ドライアイスを入れておくことも重要です。特に夏場は多めに入れましょう。
宛名はトラブル対応できる人
配送遅延などのトラブルで営業所に荷物を受け取りに行く場合に備えて、荷物の送り先の宛名はトラブル対応できる可能性が高い人（例 土日に動ける、車を出せる等）の名前を記載しましょう。
宛名本人以外でも営業所で受け取ることはできますが、証明書類（のコピー）を用意したりと面倒です。
荷物を送る際は、受け取る側に宛名に誰を記載したら良いか事前に確認しておきましょう。
荷物の発送後は追跡番号を受け取る側に伝える
荷物を送ったら追跡番号を受け取る側に必ずメール等で伝えましょう。宅配伝票の写真を送れば、番号の入力ミスも防げます。
追跡番号は「配送状況の確認、問い合わせ、配達日時の再指定など」に必要になります。特に当日中に受け取り必須の冷蔵サンプル・試薬を送るときは必ず追跡番号を伝えましょう。
以上、ご参考になれば幸いです。
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