1. メールは最初の数行で概要が分かるようにしましょう🐭
例) 〇〇について相談したくメールしました。相談事項は下記2点です。
1.〇〇の進め方について
2.〇〇の対応について
本文中にランダムに質問や相談が散りばめられているメールは、要点を見落とすリスクがあり、読み手のSAN値もごりごり削れます🐭
2. 受け取ったメールにはまず返信しましょう🐭
「対応を進めておきます」
「対応が決まったら報告します」
「対応策が浮かばないので考えます」
など、簡単な方向性だけでも良いので即返信しましょう
何も返信がないとメールを送った側は、
・読んだ上で対応を進めている
・読んだが対応していない
・そもそも読んでいない
のどれなのか分からず、更にケアをする手間が必要になります🐭
3. メールでは言葉遣いよりも「用件を明確に伝える」と「返信が早い」の方が大事です🐭
丁寧な言葉遣いでも、用件が不明瞭でレスポンスが遅いと仕事は進みません
言葉遣いで迷っているよりは、多少言葉遣いが雑でも、用件を分かりやすく迅速に伝えた方が良いです🐭
4. メールの返信は基本的には「全員へ返信」して、「CC」の人にも情報共有しましょう🐭
CCの宛先は情報共有すべきだから入れてあります
CCを外して返信すると、送り手はCCの人に改めてメールを送る必要があり、二度手間になります
特別な理由 (例 送り手だけに情報共有したい) 場合を除いて、全員に返信するのが無難です🐭
5. 簡単でも良いので、添付ファイルの内容はメール本文中にも貼りましょう🐭
・ファイルを開かなくても内容をだいたい把握できるので、読み手のストレス軽減
・添付ファイルをコピペするだけなので簡単
・メール文末に貼り付ければ本文を邪魔しない
ファイルを開かないと内容が分からないメールは避けましょう🐭
6. メール作成時はTo欄の宛先だけでなくCC欄の宛先を併記するのがおすすめ🐭
例) ○○様、(CC △△様、)
利点は下記
・CCで情報共有されている範囲を明示する
・メール返信時にCCの人を宛先から外されない
CCの人が多い場合は「CC □□プロジェクト関係者」などと書いて、CCに人が入っていることを明記すればOK🐭
7. 簡単でも良いので、添付ファイルの内容はメール本文中にも貼りましょう🐭
・ファイルを開かなくても内容をだいたい把握できるので、読み手のストレス軽減
・添付ファイルをコピペするだけなので簡単
・メール文末に貼り付ければ本文を邪魔しない
ファイルを開かないと内容が分からないメールは避けましょう🐭
8. 情報を伝達する際には、できるだけ視覚情報を伝えましょう🐭
文字だけ正確に情報を伝達するのは至難の業です
メールでもプレゼンでも学会発表でも、視覚情報 (写真、絵、図、グラフ) で示せないかを常に考えましょう
数行の文章説明よりも、下手な手書きの図やピントが合ってない写真の方が伝わる場面も多いです
メールでの画像共有には、URLで画像共有できて無料で使えるGyazoがおすすめ
・画面上でエリアを選択するだけでスクリーンショット作成
・URLで画像共有できるので画像添付が不要
画像共有のハードルが下がるので、コミュニケーションが円滑になります
まずは無料プランを試してみましょう🐭
9. 文章を書くときの固有名詞はできるだけコピペしましょう🐭
手入力するとミスが起こります
氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、間違えるとやっかいだけど、間違えたことに気が付きにくいものは結構あります
短い単語だったとしてもコピペする癖をつけましょう🐭
10. 相談や質問があるときは、可能な限り事前に内容を共有しましょう🐭
口頭でいきなり回答を求められても、即座に最適な回答をできるとは限りません
メールなどで事前に内容を伝えておけば、答える側も考える時間ができるのでラクです🐭
参考文献
『仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか？』
仕事を効率的に進めるためのメールの書き方・使い方について学べます。でぶどり君の挿絵がとても可愛らしいこともあって、とても読みやすい本です。
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